Изводи из матичних књига (рођених, вјенчаних, умрлих и увјерења о држављанству) и увјерења, која се воде у папирној и електронској матичној бази Општине Источно Ново Сарајево, издају се заинтересованим лицима на усмени захтјев у просторијама Општинске управе.

Изводи из матичних књига или увјерење о појединим подацима издаје се на захтјев лица на које се подаци односе односно његовог пуномоћника, члана његове уже породице, усвојиоца или стараоца, уз доказ о идентитету (лична карта или пуномоћ) .

Особа која тражи извод из матичних књига дужана је образложити матичару сврху издавања траженог извода. Ова процедура је обавезна ради утврђивања испуњености услова за плаћање административне таксе, те ради утврђивања услова прописаних чланом 54. Закона о матичним књигама, који прописује да ће издавање извода заинтересованом лицу матичар одбити само ако је очигледно да се ради о злоупотреби.

Лица која намјеравају да ступе у брак подносе пријаву матичару у општини у којој желе да закључе брак. Дан за закључење брака одређује матичар у споразуму са лицима која желе ступити у брак. Закључење брака врши се на свечан начин у за то предвиђеној просторији а може се обавити на неком другом мјесту, када за то постоје оправдани разлози.

Документе које прилажу  младенци, држављани БиХ, су:

• родни листови за младенце;
• увјерења о држављанству (не старији од 6 мјесеци);
• фотокопије потврда о пребивалишту ( не треба овјеравати);
• фотокопија личних карата младенаца ( не треба овјеравати).

За свједоке/кумове

• фотокопија личних карата кумова ( не треба овјеравати);
• ако је свједок/кум странац потребан је пасош/лична карта.

Младенци са наведеним документима одлазе код матичара да најаве вјенчање, када се саставља Записник и врши уплата накнаде трошкова за вјенчање према Одлуци о административним таксама и накнадама.

Документи за склапање брака (страни држављани):

• родни листови– интернационални/ на више језика;
• увјерење о држављанству;
• овјерена фотокопија пасоша;
• увјерење о слободном брачном стању;
• пријава боравка, ( адреса живљења из земље држављанства);
• доказ о пријави боравка странца од МУП РС или хотелска пријава станаца из БиХ;
• увјерење о слободном брачном стању ( у коме је наведено да нема законске сметње за закључење брака са држављаном/ком БиХ ( наводи се име) пред надлежним органима БиХ). 

Документи морају бити овјерени апостилом и преведени од стране овлаштеног преводиоца.  
Ако младенци или свједок не говоре један од службених језика у Републици Српској, на вјенчању присуствује овлаштени преводилац за одговарајући страни језик.

Напомена: странка обезбјеђује присуство и плаћање судског тумача.

Потребна документација:

• интернационални извод из МКВ ( или национални извод овјерен апостилом или ако нема апостила, онда потпуна легализација документа у земљи издавања и такав документ се у потпности преводи);
• извод из матичне књиге рођених и увјерење о држављанству за супружника/супружнике;
• увјерење о кретању – пребивалишту за супружника/супружнике ( од момента закључења брака)
• увјерење да вјенчање није уписано у МКВ општинама рођења, држављанства или пребивлишта супружника;
• овјерена фотокопија личне карте и пријаве пребивалишта за супружника/супружнике;
• овјерена изјава о презимену који су супружници узели приликом закључења брака, ако инострани извод из МКВ не садржи тај податак.

Документација се прилаже у оргиналу a aко пријаву врши треће лице потребна је пуномоћ.

Напомена: Уколико је један супружника странац, прилаже се само копија пасоша, овјерена и преведена.  

Потребна документација:

• интернационални извод из МКВ ( или национални извод овјерен апостилом или ако нема апостила, онда потпуна легализација документа у земљи издавања и такав документ се у потпности преводи);
• извод из матичне књиге рођених и увјерење о држављанству родитеља;
• увјерење о кретању оба родитеља од момента рођења дјетета; 
• увјерење да дијете није уписано у МКР и КД у општинама рођења, држављанства или пребивлишта родитеља ( према увјерењу о кретању );
• фотокопија личне карте родитеља (пасош ако је један родитељ странац);
• изјава родитеља да желе да дијете има држављанство БиХ и Републике Српске и да се упише по посљедњем пребивалиштву једног родитеља.

( ако је други родитељ странац потребна је изјава оца/мајке да се дијете упише по посљедњем пребивалишту ( оца или мајке ) и да има држављанство БиХ и Републике Српске)

Документација се прилаже у оргиналу,  aко пријаву не врши родитељ, потребна је пуномоћ за треће лице. 

Чињеница смрти пријављује се усмено или писано ради уписа у матичну књигу умрлих матичару матичног подручја мјеста гдје је смрт наступила.

Потребни документи:

• потврде о смрти, оригинал потписан од доктора медицине или доктора судске медицине ( ако се радило о насилној смрти), овјерена округлим печатом надлежне здравствене установе по мјесту смрти и са датумом издавања,
• дозвола за сахрану;
• важећа лична карта умрлог лица
• потврда о пребивалишту, ( ако нема пријаве боравка матичар ће на други начин утврдити чињеницу, ако је могуће)
• извод из матичне књиге рођених
• извод из матичне књиге вјенчаних ако је преминула особа био/ла у браку;
• ако у родном листу нема забиљешке о брачном стању она се мора провести кроз МКР прије уписа у МКУ тј, странка мора матичару који води МКР за умрлог приложити вјенчани лист, смртни лист, пресуду о разводу и другу документацију како би се забиљешка, која недостајем, завела у МКР умрлог.

Напомена: Ако је умрли странац потребан је пасош.

Смрт се пријавује матичару општине гдје је смрт наступила, односно гдје је леш нађен, а ако се ради о смрти у саобраћајном удесу/средству приликом превоза пријава смрти се врши по мјесту сахране.        (односи се на Републику Српску) 

Пријава смрти се пријављује у року од 30 дана од дана смрти.

• интернационални извод из МКВ ( или национални извод овјерен апостилом или ако нема апостила, онда потпуна легализација документа у земљи издавања и такав документ се у потпности преводи);
• извод из матичне књиге рођених са забиљешком брачног стања и увјерење о држављанству и извод из матичне књиге вјенчаних ако је умрли био у браку
• увјерење о кретању-пребивалиште или пријава боравка умрлог
• увјерење да лице није уписано у МКУ у општинама рођења и држављанства;
• фотокопија личне карте за умрло лице

Документација се прилаже у оргиналу а ако пријаву врши треће лице потребна је пуномоћ.